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Gestão do tempo é a chave do sucesso no home office: veja 5 dicas valiosas

O trabalho remoto ou home office (trabalho em casa) tem sido um verdadeiro presente para algumas pessoas, mas também representa um filme de terror para muita gente. A experiência divide opiniões, principalmente porque é algo novo e exige novos skills. Algo que muda abruptamente a rotina e exige muita disciplina de cada colaborador e pessoa da casa. É preciso saber fazer gestão de tempo e do trabalho para que haja êxito.

Além da pandemia, o home office é uma modalidade de trabalho que já vinha ganhando espaço nas empresas, devido a uma série de fatores: novas relações e formatos de trabalho, acesso a novas ferramentas tecnológicas e viabilidade de projetos são alguns deles. 

Experiência gradativa virou repentina

A experiência vinha sendo gradativa nas empresas, começando em algumas áreas e alguns dias da semana. Mas, com a pandemia de Covid-19, a prática do home office tornou-se uma opção inevitável, especialmente para as empresas que já possuem a maioria dos seu colaboradores em escritórios. Muitas multinacionais mantém suas linhas de produção funcionando e seus canais apenas online, com equipe toda atendendo de casa, por telefone e virtualmente.

A situação atual obrigou pessoas – de todas as idades – a entrarem de cabeça, repentinamente, nessa nova rotina. Muitos casais tiveram que conciliar trabalho remoto com filhos em casa, lição online e prestadores de serviços ausentes da noite para o dia. Mas há também muitos ganhos nisso, basta que haja dedicação e aprendizado, para se adaptar ao novo formato.

Anotações ajuda na organização e gestão de tempo

A chave da questão – ou do sucesso – no home office é, sem dúvida, a organização, disciplina e gestão do tempo. Para o trabalho remoto ser verdadeiramente produtivo é importante fazer uso de ferramentas de gestão modernas, tanto para a distribuição das atividades quanto para a comunicação, como o Trello e plataformas de videoconferências como o Zoom. A automatização de algumas tarefas são também fundamentais. 

Além das plataformas e aplicativos online, também podemos contar com as agendas e planners no papel. Eles são fundamentais nesse momento. As anotações diárias podem ajudar a cumprir o que foi planejado: tanto na sala, quanto na cozinha ou escritório. Já que agora dividir as tarefas ficou ainda mais essencial.

Para fazer dar certo é preciso que os gestores estabeleçam regras e boas práticas. Só assim todo mundo se beneficia e dá para relaxar um tempo com a família ou sozinho após os afazeres, sem trânsito e longas reuniões. 

Listamos 5 dicas para ajudar você neste momento tão delicado. Até para garantir que você não comprometa tanta dedicação com stress desnecessário:

Dica 1 – Planeje seu tempo: entenda como você funciona e o período em que produz mais. Utilize ferramentas de gerenciamento de trabalho e atividades à distância. Cursos de inglês, terapia e até consultas médicas já podem ser feitas por videoconferência. Para não se perder entre as tarefas pessoais e do trabalho, use alarmes, agenda eletrônica, blocos de notas e agendas no papel. Entenda que para gerenciar bem seu trabalho remoto é preciso ter algumas habilidades diferentes do trabalho presencial, tanto um gestor quanto um colaborador. Um calendário de mesa, post its, listas de prioridades diárias colocadas na agenda e bloco de notas são essenciais para este momento. 

Dica 2 – Defina expectativas e regras: deixar claro qual o seu trabalho e como serão as entrega e prazos é também fundamental. Você trabalha full time, de forma online, no horário comercial ou seu trabalho será medido por job? É importante alinhar as expectativas e estabelecer como as interações entre a equipe vão acontecer. Se a prestação de contas e medição do trabalho forem bem definidas, as chances de adaptação e grandes resultados será enorme. Se você for gestor, os colaboradores à distância precisam saber que não estão sendo tratados diferentemente, ao mesmo tempo, que as necessidades de cada função estão sendo levadas em conta.

Dica 3 – Participe e estimule a comunicação: fale com seu chefe, com seu colaborador, com seu cliente. Com o tempo, poderá perceber que as calls (reuniões via conferência) feitas por meio de ferramentas como Google Meet e Zoom, podem substituir as reuniões presenciais. Aliás, podem ser ainda mais eficientes, exatamente por dispensar muito papo introdutório, o cafezinho gostoso e ser algo mais prático e assertivo. É importante que o gestor estabeleça a cadência na comunicação, incluindo os prazos das respostas nos canais de comunicação. Exemplo: e-mails, chats, entre outros.

Dica 4 – Organize as videoconferências: elas são essenciais para que uma equipe esteja alinhada enquanto trabalha remotamente. Assim como as reuniões presenciais, para que as calls sejam produtivas, é necessário que algumas medidas sejam tomadas antes, durante e depois desses encontros. A principal delas é definir o objetivo da reunião e juntar as informações necessárias previamente. É importante lembrar de testar o equipamento, como microfone e outros recursos, antes. Tudo para não perder tempo e não tornar o encontro online improdutivo. Mesmo no trabalho à distância, é importante manter os laços de confiança e familiaridade, por isso é importante que haja algum bate-papo informal.

Dica 5 – Gestão de projetos e tempo: se você é seu próprio gestor de projetos, se atente aos prazos que você oferece ou aceita. Um prazo maior cumprido vale mais do que um prazo fantástico não cumprido e que precisa ser prorrogado. Evite misturar as coisas e dar desculpas que envolvam a sua vida pessoal. Se for verdade, mais um motivo para priorizar suas tarefas no dia a dia de forma cumprível. Ou seja, se você é daqueles que fica sonolento pela manhã, coloque tarefas que exigem menos atenção neste período. E vice-versa. É importante estabelecer uma rotina de horário para o café, almoço e horário de parar e saber que a “empresa vai fechar” e as tarefas que não foram realizadas precisam ser readequadas. 

As dicas e aplicativos são muitos e podemos falar mais disso em breve. Por enquanto, leia mais no nosso blog: 

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